Toch maar VU van 17% bij baanjob met tankkaart?

WAAROVER GAAT HET
Als u naast een firmawagen ook nog een tankkaart toekent aan uw werknemer, bedragen de zgn. verworpen uitgaven (VU) op het VAA in principe 40% i.p.v. 17% bij uw vennootschap. In welke situaties kan het, zo blijkt uit recente richtlijnen, toch nog steeds om slechts 17% gaan?

HOGERE VERWORPEN UITGAVEN
Nieuw sinds 1 januari 2017. De tankkaart zit weliswaar nog altijd inbegrepen in het voordeel alle aard (VAA) voor het privégebruik van de firmawagen, maar toch bestaat er sinds 1 januari 2017 een fiscaal verschil met de situatie waarin u geen tankkaart toekent (noch tankbonnetjes terugbetaalt). Is er geen tankkaart, dan bedragen de zgn. verworpen uitgaven op het VAA (zeg maar: de belasting die de werkgever erop verschuldigd is) nl. slechts 17% van het bedrag van het VAA, terwijl die VU tot 40% gestegen zijn, wanneer er wél een tankkaart is.
Ook als tankkosten professioneel zijn? In de media wordt er altijd maar gepraat over zgn. salariswagens, maar er zijn inderdaad nog altijd situaties waarin een werknemer zijn firmawagen hoofdzakelijk beroepsmatig gebruikt en dus bv. niet om van en naar het werk te rijden. Denk bv. aan vertegenwoordigers, technici, medisch afgevaardigden, enz. Als u hun tankkosten vergoedt, bedragen de VU dan ook 40% i.p.v. 17%? Daarop heeft de fiscus onlangs geantwoord via een zgn. FAQ inzake tankkaarten (van 30.05.2017).

Situatie 1: helemaal geen privégebruik
Met privégebruik van de firmawagen wordt niet alleen het puur privégebruik (weekend, vakantie, enz.) bedoeld: ook de verplaatsingen van thuis naar het werk en omgekeerd vallen onder deze noemer. Mag een werknemer noch de ene noch de andere verplaatsingen met de firmawagen doen, dan hoeft er zelfs geen VAA aangegeven te worden, laat staan dat er een VU op berekend zou moeten worden. Deze situatie komt echter weinig voor in de praktijk…

Situatie 2: geen woon-werkverkeer
Wat in de praktijk wel veel voorkomt, zijn werknemers die voornamelijk beroepsverplaatsingen doen met de firmawagen en slechts zelden naar het bedrijf moeten komen (en dus geen woon-werkverkeer hebben). Cfr. de drie gemelde functies van daarnet. Buiten een (relatief) beperkt deel aan pure privéverplaatsingen worden in deze situatie dus uitsluitend beroepsverplaatsingen met de tankkaart betaald. In dat geval is het, aldus de daarnet vermelde FAQ, mogelijk om de VU te beperken tot 17%, als u de betrokken werknemers de tankkosten voor het privéverkeer laat terugbetalen.
Hoeveel moet u dan laten terugbetalen (lees: inhouden op het loon)? Er zijn twee mogelijkheden: ofwel houdt u een rittenadministratie bij waaruit het werkelijke aantal aan privékilometers blijkt, ofwel verkiest u om forfaitair te werken en dan gaat het verplicht om 6.000 km per jaar. Bij een doorsnee-diesel spreken we dus over € 400 à 450 per jaar .
Let op! De werknemer opleggen om de tankkosten van privékilometers terug te betalen, kan alleen als u dit contractueel zo overeenkomt. Anders zal u toch 40% VU moeten aangeven.

Situatie 3: wel woon-werkverkeer
De VU beperken tot 17% is ‘de jure’ niet uitgesloten wanneer de werknemer een functie uitoefent waarin hij ook (veel) woon-werkverplaatsingen met de firmawagen doet. Hij moet dan een bedrag aan tankkosten terugbetalen dat zowel het pure privéverkeer als dat woon-werkverkeer afdekt. Dat zal de facto echter meestal niet haalbaar zijn, zodat u in deze situaties bijna niet anders kunt dan een VU van 40% aan te geven.

Als werknemers (bijna) geen woon-werkverkeer hebben, is het te overwegen om hen de tankkosten voor pure privéverplaatsingen aan u te laten terugbetalen. Indien u geen rittenadministratie wenst bij te houden, moeten ze minstens 6.000 km per jaar terugbetalen opdat de VU slechts 17% zouden bedragen.