Vergoeding voor thuisladen onbelast ?

Tanken en laden: geen bijkomend VAA

U stelt als werkgever een bedrijfswagen kosteloos ter beschikking van een werknemer die deze wagen ook gebruikt voor private verplaatsingen. Hoe zit dat fiscaal voor die werknemer? 

• Hij/zij wordt belast op een VAA, op basis van een bepaald bedrag, berekend volgens een formule. Dat geldt voor alle wagens, ongeacht de aandrijving (benzine, diesel, hybride, elektriciteit). De cataloguswaarde van de wagen en de CO²-uitstoot zijn daarbij van belang.
• U betaalt als werkgever ook tanken en/of laden, bijvoorbeeld met een tank/laadkaart die de werknemer mag gebruiken. Dan is er geen bijkomende belasting voor de werknemer, er wordt daarvoor geen bijkomend voordeel belast. Of de tankkaart dient om een benzine- of dieselwagen van brandstof te voorzien of om een elektrisch aangedreven bedrijfswagen op te laden, heeft geen belang.

Vergoeding voor thuisladen onbelast?

Voor wat de vergoeding die u aan de werknemer betaalt voor thuis opladen, is de situatie anders. Deze vergoeding is volledig of gedeeltelijk niet belastbaar, mits aan bepaalde voorwaarden is voldaan!

Als aan de volgende voorwaarden voldaan is, dan is er ook maar één enkel VAA voor de werknemer, nl. alleen voor de elektrische of hybride wagen zelf, en niet (ook) voor het thuisladen:

* de werkgever moet naast een elektrische bedrijfswagen een homecharger of elektrische laadpaal ter beschikking stellen;

* de homecharger of de elektrische laadpaal moet beschikken over een specifiek communicatiesysteem dat aan de werkgever communiceert hoeveel elektriciteit er verbruikt wordt (dit kan ook via een tussenteller);

* de carpolicy moet voorzien in de terugbetaling van de met de homecharger of laadpaal 'getankte' elektriciteit.

Zoals het spreekwoord zegt, zit het venijn in de staart. Ook hier met die laatste voorwaarde, voor het terugbetalen: de terugbetaling door de werkgever moet gebeuren op basis van de werkelijke elektriciteitskosten van de werknemer. Om die werkelijke elektriciteitskosten aan te tonen, mogen werknemer en werkgever op tal van manieren het bewijs leveren. Maar wat is een correcte, efficiënte manier voor dat bewijs?

Hoe dan te werk gaan voor die terugbetaling van werkelijke kosten?

Een recente fiscale ruling geeft meer duidelijkheid over die manier van werken.

• Indien de werknemer met zijn elektriciteitsleverancier een contract heeft afgesloten met een vaste prijs, zal de vaststelling van de elektriciteitskost eenvoudig zijn; periodiek, in de regel jaarlijks, zal de nieuwe elektriciteitsprijs geregistreerd worden.
• Voor het geval de werknemer een contract heeft afgesloten met een variabele prijs, voorziet de carpolicy erin dat de werkelijke elektriciteitskost vastgesteld wordt aan de hand van de (laatste) afrekening; aan de hand daarvan wordt een (gewogen) gemiddelde elektriciteitsprijs bepaald. De aldus vastgestelde gemiddelde prijs geldt als voorlopige terugbetalingsprijs tot aan de volgende elektriciteitsafrekening. Indien op dat ogenblik blijkt dat de voorlopige prijs afwijkt van de gemiddelde prijs van de recentste afrekening, zal dat in min of in plus geregulariseerd worden bij de eerstvolgende terugbetaling aan de werknemer.

Belang van geschikte ‘laadpaalprovider’

Belangrijk hierbij is een vlotte terugbetaling via en communicatie met de laadpaalprovider. Het laadstation moet het verbruik per bedrijfswagen registreren en zendt dit online door naar de provider. De provider is door de werkgever geïnformeerd over de toe te passen prijs per kWh en betaalt het maandelijks verbruik terug aan de werknemer. Het terugbetaalde bedrag wordt door de provider doorgefactureerd aan de werkgever.

Tip: daarom is het belangrijk niet zomaar eender welke laadpaal of laadsysteem te voorzien bij uw werknemer thuis! Alle hard- en software, zowel bij uw onderneming als elders (bij de werknemer), moet voldoende geïntegreerd zijn en op elkaar afgestemd.
Vraag ons voor verdere informatie hierover.

Niet aan voorwaarden voldaan? Dan extra VAA !

Is niet aan de voorwaarden voldaan, dan is er sprake van een extra VAA, of gewoon taxatie als extra belastbaar inkomen. Het fiscale lot van de vergoeding is afhankelijk van het traject waarop de vergoeding betrekking heeft:

* In de mate dat de vergoeding betrekking heeft op de verplaatsingen die de werknemer heeft gemaakt voor het woon-werkverkeer, maakt ze een belastbaar voordeel uit Er is wel een beperkte vrijstelling (470 EUR voor aanslagjaar 2024) op voorwaarde dat de werknemer zijn werkelijke beroepskosten niet in rekening brengt.

* In de mate dat de vergoeding slaat op het verbruik voor zuiver private verplaatsingen is het toegekende bedrag zonder meer een belastbaar inkomen (!).

* In de mate dat de vergoeding betrekking heeft op 'professionele' verplaatsingen (in opdracht van de werkgever), is ze te kwalificeren als een belastingvrije terugbetaling van een kost eigen aan de werkgever. Het vrijgesteld bedrag van de vergoeding is dan maar beperkt tot de werkelijke kost die de werknemer heeft gemaakt in het belang van de werkgever, en moet bewezen worden met aantal afgelegde kilometers, enz. 

Als de werknemer de wagen thuis heeft opgeladen met zijn persoonlijk oplaadsysteem zou de verbruikskost voor de afgelegde kilometers kunnen bepaald worden aan de hand van het elektriciteitscontract dat de werknemer heeft afgesloten. 

Contacteer ons voor verdere informatie voor het vaststellen van een zo realistisch mogelijke en toch controleerbare vergoeding.

En voor u als bedrijfsleider?

Voor uw eigen wagen die uw vennootschap u ter beschikking stelt gaat hetzelfde op: is aan de voorwaarden voldaan, is de vergoeding voor thuisladen niet belastbaar. 

Woont u in een onroerend goed van de vennootschap, gelden nog specifieke regels

Tip: Neem contact voor verdere informatie voor uw persoonlijke situatie.

Wat te doen?

Neem contact met ons. Wij kunnen samen met u kijken voor: 

• de technische oplossingen voor laden bij uw onderneming en thuis bij u/bij uw werknemers,

• de nodige aanpassingen aan carpolicy, verzekeringen voor uw onderneming en voor uw werknemer,

• de juiste werkwijze voor terugbetaling van de werkelijke laadkosten

• enz.

KeyCar is beschikbaar voor alle aspecten van elektrisch rijden: leasing, renting, verzekering, enz. 

Vraag vrijblijvend naar oplossingen voor laadinfrastructuur en publiek laden, met aandacht voor groene stroom, zoals o.a. laadpalen, wallbox, thuisbatterij, carports met zonnepanelen en accu.